{"id":4795,"date":"2024-06-24T09:16:01","date_gmt":"2024-06-24T07:16:01","guid":{"rendered":"https:\/\/www.4stars.it\/blog\/?p=4795"},"modified":"2024-06-20T12:32:16","modified_gmt":"2024-06-20T10:32:16","slug":"riunioni-aziendali-come-organizzarle","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.4stars.it\/blog\/riunioni-aziendali-come-organizzarle\/","title":{"rendered":"Consigli per una riunione perfetta, in presenza o da remoto"},"content":{"rendered":"<p>La riunione di lavoro \u00e8 un momento chiave della vita organizzativa in azienda: costituisce infatti <strong>un\u2019occasione per mettersi a confronto ed elaborare possibili sintesi volte al miglioramento<\/strong> dei processi aziendali.<\/p>\n<p>I vantaggi che pu\u00f2 portare un meeting ben strutturato sono notevoli: una <strong>riunione focalizzata, il pi\u00f9 possibile breve e dinamica<\/strong>, <strong>genera soddisfazione e gratificazione nei partecipanti<\/strong>, aumentando la possibilit\u00e0 di ottenere soluzioni creative.<\/p>\n<p>Purtroppo, per\u00f2, se non ben organizzate, le riunioni <strong>possono anche comportare una perdita di tempo e dare adito a polemiche e conflitti<\/strong>. Per questo \u00e8 importantissimo progettarle al meglio, per ottimizzare i tempi e avere risultati migliori in termini di produttivit\u00e0.<\/p>\n<p><strong>Indice:<\/strong><\/p>\n<ul>\n<li><a href=\"#1\">Come organizzare una riunione<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#2\">Tipi di riunioni<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#3\">Come condurre una riunione<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#4\">Come gestire e ottimizzare le riunioni online<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#5\">Come gestire le riunioni miste<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<h3 style=\"text-align: left;\"><a name=\"1\"><\/a><span style=\"color: #000000;\"><strong>Come organizzare una riunione<\/strong><\/span><\/h3>\n<p>Per ottimizzare le riunioni aziendali \u00e8 innanzitutto necessario <strong>valutare se siano veramente utili<\/strong>, in quanto spesso vengono fissate periodicamente ma non sempre sono indispensabili. Se non ci sono argomenti urgenti da affrontare, <strong>\u00e8 molto pi\u00f9 professionale posticipare l\u2019incontro piuttosto che perdere tempo<\/strong>.<\/p>\n<p><strong>Prima di cominciare<\/strong>, \u00e8 bene definire alcuni punti:<\/p>\n<ul>\n<li>\n<h4><span style=\"color: #000000;\"><strong>Quando svolgere la riunione<\/strong><\/span><\/h4>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p>Occorre valutare in <strong>quale momento della settimana e della giornata<\/strong> programmare la riunione, considerando le variabili in grado di influire sulla produttivit\u00e0 e la puntualit\u00e0 dei partecipanti.<\/p>\n<ul>\n<li>\n<h4><span style=\"color: #000000;\"><strong>Definire un ordine del giorno<\/strong><\/span><\/h4>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p>L\u2019ODG aiuta a ottimizzare le riunioni di lavoro, permettendo ai partecipanti di <strong>arrivare al meeting con un\u2019idea precisa degli argomenti che verranno trattati <\/strong>e magari con qualche proposta creativa.<\/p>\n<p>\u00c8 meglio <strong>includere pochi argomenti su cui concentrarsi<\/strong>, da trattare in modo esauriente.<\/p>\n<ul>\n<li>\n<h4><span style=\"color: #000000;\"><strong>Scegliere Partecipanti<\/strong><\/span><\/h4>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p>\u00c8 di fondamentale importanza <strong>decidere in anticipo chi dovr\u00e0 prendere parte alla riunione di lavoro<\/strong>. Le riunioni aziendali con pochi partecipanti sono pi\u00f9 efficaci, mentre pi\u00f9 il numero sale e pi\u00f9 aumentano le probabilit\u00e0 di perdere il controllo.<\/p>\n<p>Per questo motivo <strong>dovrebbero partecipare solo le persone interessate e coinvolte nelle aree di discussione<\/strong>, chi pu\u00f2 offrire un apporto concreto e non chi deve essere solo \u201cinformato\u201d.<\/p>\n<h3 style=\"text-align: left;\"><a name=\"2\"><\/a><span style=\"color: #000000;\"><strong>Tipi di riunioni<\/strong><\/span><\/h3>\n<p>Per organizzare al meglio e ottimizzare la riunione di lavoro, bisogna anche <strong>considerare di che tipo di riunione si tratta<\/strong>. Esistono infatti diverse tipologie di meeting:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>meeting decisionale<\/strong>: da utilizzare per prendere decisioni e validare proposte<\/li>\n<li><strong>meeting di coordinamento<\/strong>: da usare per funzionalit\u00e0 di organizzazione e per uno scambio di idee tra i partecipanti<\/li>\n<li><strong>meeting analitico<\/strong>: finalizzato all\u2019analisi di eventuali problemi esistenti e alla ricerca di cause e soluzioni dei problemi stessi<\/li>\n<li><strong>meeting formativo\/informativo<\/strong>: durante questa tipologia di riunione un conduttore o formatore \u00e8 chiamato a fornire nozioni e informazioni<\/li>\n<li><strong>meeting motivazionale<\/strong>: assume le stesse funzioni di un team building, infatti si utilizza per motivare partecipanti e rafforzare lo spirito di squadra<\/li>\n<\/ul>\n<h3 style=\"text-align: left;\"><a name=\"3\"><\/a><span style=\"color: #000000;\"><strong>Come condurre una riunione<\/strong><\/span><\/h3>\n<p>Ecco alcuni consigli per gestire al meglio e ottimizzare le riunioni di lavoro:<\/p>\n<ul>\n<li>\n<h4><span style=\"color: #000000;\"><strong>Scalda l\u2019atmosfera<\/strong><\/span><\/h4>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p>Iniziare la riunione con una <strong>frase \u201crompighiaccio\u201d e informale<\/strong>, che metta i partecipanti a proprio agio e permetta loro di esprimersi come si sentono e di interagire tra loro.<\/p>\n<ul>\n<li>\n<h4><span style=\"color: #000000;\"><strong>Fai sentire tutti coinvolti<\/strong><\/span><\/h4>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>Trova il modo di coinvolgere tutti<\/strong> e di dare importanza a ogni area di lavoro: potresti per esempio fare <strong>domande su<\/strong>lle <strong>criticit\u00e0 incontrate<\/strong> <strong>o<\/strong> su quali <strong>obiettivi<\/strong> si stanno portando avanti in questo momento.<\/p>\n<ul>\n<li>\n<h4><span style=\"color: #000000;\"><strong>Individua un moderatore<\/strong><\/span><\/h4>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p>Soprattutto se i partecipanti sono numerosi, potrebbe rivelarsi utile eleggere un moderatore, che <strong>coordini la riunione, tenga sotto controllo i tempi e scandisca la successione degli argomenti<\/strong>. La stessa persona potrebbe essere <strong>incaricata di tenere traccia di quanto detto e di redigere un meeting report<\/strong> da condividere con gli altri partecipanti.<\/p>\n<ul>\n<li>\n<h4><span style=\"color: #000000;\"><strong>Rispetta tempi e modalit\u00e0<\/strong><\/span><\/h4>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p>Ovviamente la regola fondamentale per una riunione ottimale \u00e8 <strong>rispettare la programmazione<\/strong>.<\/p>\n<p>Iniziare all&#8217;ora concordata, <strong>non dilungarsi in chiacchiere e rispettare l&#8217;ordine del giorno e i limiti di tempo<\/strong> sono i principali elementi che determinano l\u2019efficacia di un meeting.<\/p>\n<ul>\n<li>\n<h4><strong><span style=\"color: #000000;\">Definisci obiettivi e follow up<\/span><br \/>\n<\/strong><\/h4>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p>Affinch\u00e9 la riunione non rimanga solo un momento di confronto teorico, ma predisponga le basi per ottenere azioni concrete, \u00e8 molto importante definire i seguenti punti durante la riunione:\u00a0<strong>prossime azioni, chi le attuer\u00e0, termini di scadenza<\/strong>.<\/p>\n<p>\u00c8 importantissimo anche <strong>predisporre un follow up<\/strong>, creando un riepilogo dei termini d\u2019azione definiti in riunione ed evidenziando le modalit\u00e0 attuative e i responsabili operativi di ciascuna azione.<\/p>\n<p>Pu\u00f2 essere molto utile <strong>raccogliere i feedback dei partecipanti<\/strong>, per verificare che tutti abbiano recepito quanto affrontato in riunione e siano effettivamente pronti a passare all\u2019azione.<\/p>\n<ul>\n<li>\n<h4><span style=\"color: #000000;\"><strong>Utilizza un diagramma brainstorming<\/strong><\/span><\/h4>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p>Se i sistemi tradizionali di appunti non risultano efficaci, pu\u00f2 essere utile adottare un\u00a0<a href=\"https:\/\/support.office.com\/it-it\/article\/creare-un-diagramma-brainstorming-642706c0-7e63-463b-8aa8-a9aa67367989\">diagramma brainstorming<\/a>,\u00a0<strong>in grado di fornire una panoramica generale di aree di discussione molto ampie<\/strong>.<\/p>\n<p>Si tratta di uno strumento che\u00a0<strong>permette di avere una visione d\u2019insieme e al tempo stesso di entrare nei dettagli<\/strong>, facilita la progettazione dei progetti di lavoro e\u00a0<strong>stimola la produzione e la condivisione di idee<\/strong>.<\/p>\n<h3 style=\"text-align: left;\"><a name=\"4\"><\/a><span style=\"color: #000000;\"><strong>E le riunioni da remoto?<\/strong><\/span><\/h3>\n<p>Negli ultimi anni il concetto di riunione \u00e8 molto cambiato. <strong>La pandemia ha costretto le imprese a reinventarsi in modalit\u00e0 smart<\/strong>, trasformando molti momenti della vita aziendale (anche successivi al lockdown) in connessioni da remoto.<\/p>\n<p><strong>Oggi molti meeting si svolgono online<\/strong>, per velocizzare i tempi ed evitare spostamenti inutili.<\/p>\n<p>Ma come gestire e ottimizzare anche le riunione di lavoro da remoto?<\/p>\n<p>Le regole sono sostanzialmente le stesse che valgono per le riunioni in presenza, quindi <strong>possiamo applicare alle riunioni da remoto gli stessi consigli che abbiamo appena enumerato.<\/strong><\/p>\n<p>Possiamo aggiungere che occorre <strong>dotarsi degli strumenti tecnologici giusti<\/strong>, dettaglio che pu\u00f2 sembrare scontato ma non lo \u00e8: una connessione scarsa, un computer lento, un microfono o una webcam non funzionanti possono compromettere l\u2019efficienza della call.<\/p>\n<p>I principali applicativi per svolgere riunioni da remoto prevedono la <strong>possibilit\u00e0 di registrare la call<\/strong>. Questo si pu\u00f2 rivelare molto utile per condividere le tematiche con eventuali assenti o come promemoria da recuperare in caso di necessit\u00e0.<\/p>\n<p>Infine, durante una riunione di lavoro da remoto \u00e8 ancora pi\u00f9 <strong>importante esprimersi in modo chiaro e conciso e con voce ben udibile<\/strong>: questo aiuter\u00e0 sia nella chiarezza che nel mantenere vivo l&#8217;interesse dei partecipanti, che essendo a casa e non in ufficio hanno pi\u00f9 possibilit\u00e0 di distrarsi.<\/p>\n<p>Leggi anche i nostri <a href=\"https:\/\/www.4stars.it\/blog\/consigli-video-riunioni-online-da-casa\/\">suggerimenti per essere professionali anche durante le video riunioni da casa<\/a>.<\/p>\n<h3><span style=\"color: #000000;\"><a name=\"5\"><\/a><strong>La riunione \u201cmista\u201d<\/strong><\/span><\/h3>\n<p>Esiste infine una tipologia di riunione di lavoro che non abbiamo ancora considerato, e che \u00e8 forse la pi\u00f9 complessa da gestire: si tratta della <strong>riunione ibrida, in cui alcuni membri partecipano in presenza e altri da remoto<\/strong>.<\/p>\n<p>Come gestire al meglio questa situazione? Vediamo insieme alcuni consigli:<\/p>\n<ul>\n<li>\n<h4><span style=\"color: #000000;\"><strong>Posiziona correttamente la webcam<\/strong><\/span><\/h4>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p>Per permettere a chi partecipa da remoto di sentirsi pienamente parte della riunione, <strong>accertati<\/strong> prima di iniziare <strong>che la videocamera e il microfono siano posizionati in modo corretto<\/strong>, in modo da non creare difficolt\u00e0.<\/p>\n<p>Fai anche in modo che <strong>i partecipanti in presenza possano vedere sullo schermo chi si collega online<\/strong>.<\/p>\n<ul>\n<li>\n<h4><span style=\"color: #000000;\"><strong>Esprimiti in modo chiaro<\/strong><\/span><\/h4>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p><strong>Chi partecipa in presenza \u00e8 facilitato da alcuni elementi, quali la prossemica e il labiale<\/strong>, di cui i partecipanti da remoto non dispongono.<\/p>\n<p><strong>Presta<\/strong> quindi <strong>attenzione a esprimerti in modo chiaro<\/strong>, con voce ben udibile, e ricorda a tutti i partecipanti di fare altrettanto<\/p>\n<ul>\n<li>\n<h4><span style=\"color: #000000;\"><strong>Occhio alle mani alzate!<\/strong><\/span><\/h4>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p>Gli interventi da remoto durante una riunione sono pi\u00f9 difficili e spesso i partecipanti in presenza non vi prestano attenzione.<\/p>\n<p>In quanto moderatore, <strong>ricorda di monitorare la richiesta di intervento di chi \u00e8 collegato online<\/strong> e di segnalarla all\u2019attenzione di tutti<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>La riunione di lavoro \u00e8 un momento chiave della vita organizzativa in azienda: costituisce infatti un\u2019occasione per mettersi a confronto ed elaborare possibili sintesi volte al miglioramento dei processi aziendali. 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