Firma digitale sui documenti di stage: vantaggi, svantaggi e la soluzione di FourStars per gestire l’obbligo

La Lombardia è stata la prima Regione ad aver introdotto l’obbligo di apporre la firma digitale sui documenti di stage.

Considerando che la Normativa di Stage è di carattere regionale e che le varie regioni si stanno allineando in modo graduale a una gestione sempre più digitalizzata dei processi di attivazione dei tirocini, è plausibile che presto l’obbligo venga esteso su tutto il territorio nazionale.

Vediamo come è nata e cosa comporta la firma elettronica obbligatoria sui documenti di stage.

Perché è stata introdotta la firma digitale sui documenti di stage

A giugno dello scorso anno, la Regione Lombardia ha annunciato l’entrata in vigore di nuove disposizioni normative per la regolamentazione degli stage extracurriculari.

Sono stati introdotti nuovi moduli per Progetti Formativi e Convenzioni, alcuni dati obbligatori in più da fornire per il soggetto ospitante, ma soprattutto un nuovo portale ad uso dell’Ente Promotore per la comunicazione telematica dei dati relativi ai tirocini.

Dopo quasi un anno di attesa e continui posticipi da parte della Regione, il portale dovrebbe andare online il 3 giugno 2026, introducendo definitivamente anche l’obbligo di firma elettronica sui documenti di stage, a causa del sistema di verifica e autenticazione delle firme interno al portale.

Solo i tirocinanti potranno continuare ad apporre la firma olografa, mentre le aziende ospitanti e gli enti promotori saranno costretti ad avere le firme di rappresentanti legali e/o procuratori.

Vantaggi della firma elettronica sui documenti di stage

L’obbligo di firma digitale sui documenti di stage porterà sicuramente alcuni vantaggi:

• Sicurezza e autenticità

L’apposizione delle firme elettroniche, riconducibili inequivocabilmente al firmatario grazie agli annessi sistemi di autenticazione forte, produrrà una maggiore autenticità dei documenti e di conseguenza più sicurezza.

• Riduzione degli sprechi di carta

Firmare digitalmente renderà superfluo stampare e produrre documenti cartacei, con un notevole risparmio di risorse e un minor impatto ambientale.

• Semplicità di archiviazione

Non avendo più la necessità di ricorrere a documenti cartacei, anche l’archiviazione sarà più semplice e veloce, in quanto verrà gestita in spazi digitali dedicati.

Svantaggi della firma digitale sui documenti di stage

Fino ad ora tutto positivo, ma non possiamo trascurare il fatto che l’obbligo di firma digitale sui documenti di stage si porti dietro anche qualche criticità:

• Tempi e costi di gestione

L’imposizione della sottoscrizione elettronica delle pratiche di tirocinio costringerà le aziende a dotarsi di strumenti adeguati, con l’impegno di sostenere relativi costi.

• Difficoltà di recuperare le firme

Se il firmatario designato non è presente al momento necessario (ipotesi molto probabile, soprattutto nelle grandi aziende, trattandosi di rappresentante legale o procuratore), potrebbe essere molto complesso recuperare le firme.

Questo aspetto si rivela molto critico, in quanto la mancanza delle firme digitali potrebbe compromettere l’avvio del tirocinio nella data prescelta.

• Rigetto dei documenti sul portale

Senza firme digitali, i documenti verrebbero rigettati dal portale S.I.T.E.C. e l’attivazione del tirocinio non potrebbe essere finalizzata dall’Ente Promotore, con conseguente riapertura della pratica e posticipo della data di avvio.

• Intransigenza sui tempi di firma

La necessità di caricare i documenti sul portale prima della data di avvio e la presenza di una marca temporale legata alla firma digitale, non lascerebbero spazio a flessibilità o eccezioni sui tempi di restituzione dei documenti firmati.

La soluzione di FourStars per gestire la firma digitale sui documenti di stage

Le criticità sono innegabili, ma c’è un ente promotore che ha lavorato per rendere tutto più semplice!

FourStars ha sviluppato un servizio di firma digitale integrato alla propria piattaforma, che consente di gestire tutto il processo di attivazione stage – sottoscrizione dei documenti compresa – all’interno del proprio sistema, in modo semplice e veloce.

Il servizio è personalizzabile in base alle esigenze, ti consentirà di risparmiare tempo e di gestire l’inserimento dei tuoi stagisti in pochi passaggi.