Smart Working: cosa dice la normativa e i consigli per affrontarlo al meglio

Smart Working: un tema sempre attuale, che negli ultimi anni, dal COVID in poi, ha visto una continua evoluzione nelle aziende italiane e internazionali.

A un primissimo periodo in cui i datori di lavoro si erano dotati di questo strumento per affrontare in modo agile e flessibile l’emergenza sanitaria, è subentrata una fase di assestamento, in cui il lavoro da remoto è stato utilizzato per puntare su employer branding e retention, garantendo ai dipendenti un work-life balance ottimale, ma anche per risparmiare sui costi fissi.

Oggi lo smart working ha dato origine a un acceso dibattito sulla produttività e diverse aziende (anche colossi come Amazon, Ubisoft e Stellantis) hanno revocato il modello ibrido, ripristinando al 100% la presenza in sede.

Ma questo aspetto è ormai percepito come fondamentale dai lavoratori e soprattutto non è considerato un punto negoziabile dai più giovani, quindi le imprese dovrebbero impegnarsi a garantire lo smart working, con consapevolezza e senso pratico.

Vediamo dunque cos’è lo smart working e cosa comporta, con qualche consiglio per farne un buon uso (sia per le aziende che per gli smart workers):

• • Cos’è lo smart working
  • Non chiamatelo telelavoro
  • Normativa
  • Cosa prevede l’accordo individuale
  • Cosa prevede la norma sulla sicurezza in smart working?
  • Quali sono i vantaggi
  • Consigli per le aziende che adottano lo smart working
  • Consigli per smart workers più produttivi

Cos’è lo smart working

Smart working: lavoro agile o, letteralmente, lavoro intelligente. Non si tratta di un’innovativa tipologia contrattuale, bensì di una nuova modalità di concepire il lavoro.

Lo smart working propone un nuovo modello di organizzazione del lavoro, fondato sostanzialmente su due concetti cardine:

• flessibilità, sia negli orari che nei luoghi di lavoro
• fiducia, il pilastro fondamentale su cui poggia il rapporto tra datore di lavoro e dipendente

L’idea alla base dello smart working è di concedere al lavoratore la possibilità di poter lavorare da casa, utilizzando tutti gli strumenti di lavoro adeguati alle proprie esigenze (pc portatile, linea wi-fi, documenti condivisi, applicazioni per le riunioni online come ad esempio Skype ).

Naturalmente, l’obiettivo dello smart worker è comune a quello del lavoratore che opera dalla propria postazione di lavoro in azienda, vale a dire il raggiungimento dei risultati stabiliti.

Non chiamatelo telelavoro

Spesso si fa un po’ di confusione, ma lo smart working non deve essere considerato un sinonimo di telelavoro.

Il telelavoro prevede che siano predisposte postazioni remote fisse, da cui il lavoratore è tenuto a svolgere il proprio lavoro telematicamente, in determinati orari di lavoro, senza necessità di una presenza in azienda.

Lo smart working, invece, conserva il principio del lavoro telematico, con una flessibilità maggiore riguardo il luogo e gli orari di lavoro, che il lavoratore può organizzare come meglio crede.

Normativa

Dal 2017 esiste finalmente una normativa specifica che regola lo smart working.

Qualunque organizzazione che decida di attivare forme di lavoro a distanza deve attenersi alla legge 81 del 22 maggio 2017, “Jobs Act lavoro autonomo”, nonché a stipulare con ogni dipendente un accordo individuale.

La legge 2233B in materia di lavoro autonomo afferma che possono beneficiare del lavoro agile i lavoratori dipendenti, con contratto a tempo determinato o indeterminato.

Il trattamento economico e normativo riconosciuto allo smart worker non deve differire da quello applicato ai dipendenti tradizionali.

In alcune Regioni italiane è stato esteso lo smart working anche ai tirocinanti, ma esclusivamente in modalità ibrida e con riferimento specifico alla normativa applicata (non tutte le normative regionali lo consentono).

Cosa prevede l’accordo individuale

Abbiamo detto che l’azienda è tenuta a stipulare un accordo individuale con ogni dipendente per lo svolgimento dello smart working. Ma in cosa consiste?

All’interno dell’accordo, da redigere in forma scritta, devono innanzitutto essere esplicitate le misure per la tutela della salute e per l’applicazione delle norme di sicurezza.

È inoltre necessario rendere espliciti all’interno del documento:

• durata
• modalità di esecuzione della prestazione lavorativa fuori dalle sedi aziendali
• strumenti da utilizzare per lo smart working
• orari di lavoro e di riposo
• le tempistiche e modalità di recesso

Cosa prevede la norma sulla sicurezza in smart working?

Le tutele assicurative dello smart worker sono regolate dall’articolo 23, che estende la copertura INAIL anche al dipendente in modalità da remoto.

Per le attività lavorative svolte in modalità agile, l’assolvimento degli obblighi di sicurezza avviene principalmente tramite informazione preventiva sui rischi. In particolare, il datore di lavoro è tenuto a consegnare al dipendente e al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza (RLS), con cadenza almeno annuale, un’informativa scritta contenente rischi generali e rischi specifici.

La normativa prevede anche che il dipendente sia tenuto a osservare le misure di prevenzione disposte dal datore di lavoro, in relazione ai rischi connessi all’esecuzione della prestazione fuori dai locali aziendali.

Quali sono i vantaggi

I vantaggi dello smart working per il lavoratore sembrano piuttosto scontati: più flessibilità per conciliare i propri impegni personali con quelli lavorativi.

Bisogna considerare, però, che il lavoro agile è in grado di portare molti vantaggi anche alle aziende che lo adottano.

Cambiando il vecchio paradigma del lavoro, lo smart working non ruota solo intorno al concetto di flessibilità, ma anche a quello di produttività.

Il dipendente, sulla base della maggiore libertà concessagli, è più responsabile del proprio lavoro, nonché più autonomo nel raggiungimento degli obiettivi prestabiliti. Sempre considerando, ovviamente, il presupposto fondante di fiducia reciproca.

Consigli per le aziende che adottano lo smart working

1. Dotarsi degli strumenti adeguati

La prima condizione per lavorare bene e mantenere alta la produttività anche in smart working è sicuramente avere la strumentazione adeguata.

L’azienda deve infatti mettersi in condizione di poter fornire al lavoratore gli strumenti adatti per poter gestire le comunicazioni, la condivisione di informazioni e lo svolgimento delle attività anche da remoto.

2. Rendere lo smart working accessibile a tutti

Sicuramente ci sono mansioni e attività che si prestano meno ad essere svolte in modalità “smart”, ma, nei limiti del possibile, è bene offrire a tutti i collaboratori, senza fare distinzioni, la possibilità di lavorare da remoto.

3. Ottimizzare la gestione del tempo e coordinare le attività

Naturalmente l’organizzazione è fondamentale. Sarebbe utile che lo smart worker concordasse preventivamente o mediante una call con i colleghi, sotto la supervisione di un coordinatore, una to-do list con ordini di priorità assegnati.

4. Diffondere la nuova cultura di lavoro

Per condividere la flessibilità in maniera efficace, può essere molto utile organizzare una formazione interna, sia per i manager aziendali che per i dipendenti.

La diffusione della nuova cultura può aiutare sicuramente ai fini di una sensibilizzazione dei i team di lavoro per rendere lo smart working uno strumento positivo e produttivo per tutti.

Si può pensare anche a una comunicazione esterna per i clienti, attraverso cui far passare il messaggio che si è operativi in modo più flessibile, ma mantenendo inalterata la qualità dei propri servizi e la propria presenza effettiva.

Consigli per smart workers più produttivi

1. Mantenere routine e orari inalterati

Soprattutto in casi di smart working prolungato, è utile provare a mantenere gli orari abituali di tutte le giornate lavorative. Questo espediente consente di reagire bene e mantenere la mente fresca e reattiva.

Un po’ di sonno e di relax in più fanno bene, ma bisogna evitare di esagerare per non impigrirsi, si tratta sempre e comunque di giornate di lavoro!

Un buon consiglio è di mantenere inalterata la routine: lavarsi, truccarsi, vestirsi come se si andasse in ufficio, per mantenersi attivi e pronti ad affrontare i contatti, seppur virtuali, con i colleghi.

2. Darsi priorità e limiti

Per affrontare al meglio le attività da remoto la regola numero uno è sempre l’organizzazione. Occorre essere in grado di darsi delle priorità per gestire tutte le attività nel modo più efficiente, facendo fronte anche ad eventuali urgenze.

In ogni caso smart working non significa lavorare H24, quindi bisogna anche sapersi dare limiti e gestire il proprio tempo correttamente, concedendosi qualche pausa e definendo l’orario di lavoro per evitare che le questioni professionali sconfinino nel privato.

3. Occhio alle distrazioni

Uno dei rischi principali dello smart working è la dispersione, in termini di tempo e concentrazione.

Bisogna cercare di evitare le distrazioni, sia legate ad eventuali faccende di casa, sia legate alla molteplicità di attività lavorative da svolgere.

Ancora una volta entra in gioco l’organizzazione, a cui si aggiunge una buona dose di volontà (nonchè di rispetto e responsabilità verso l’azienda e i colleghi) per portare a termine i progetti avviati senza perdersi in altre cose.

4. Curare la comunicazione

In una situazione di distanza fisica dai colleghi, sicuramente si dovrà ricorrere maggiormente alle comunicazioni scritte. Meglio rileggere sempre le email prima di inviarle, per evitare possibili fraintendimenti e far arrivare il messaggio nel modo più chiaro e “pulito” possibile.