Suggerimenti per essere professionali anche durante le video riunioni da casa

La fase di emergenza sanitaria appena trascorsa ci ha portati sicuramente a ripensare agli spazi nelle nostre case e a riadattarli in parte anche allo svolgimento di una vita professionale, oltre che privata. Naturalmente anche le riunioni di lavoro si svolgono da casa. Ma quali sono i segreti per riuscire a fare video riunioni online professionali, anche stando in ambito domestico?

Certo, in molti facevano riunioni da remoto anche prima del Covid-19 e sono già esperti, ma in questo momento sono davvero diventate all’ordine del giorno. Ecco quindi tutti i consigli e gli accorgimenti per fare video meeting online molto professionali, anche da casa.

Video riunioni da casa: pro e contro

Come alternativa al posto di lavoro, la casa diventa lo scenario di tutte le attività della giornata, professionali e private. Sembrerebbe un disagio, ma forse questa costrizione mette in luce alcune opportunità di miglioramento, soprattutto nei flussi di comunicazione interni.

• Pro: la video call online porta efficienza.

Anche in ufficio, quando uno scambio di email diventa troppo lungo, occorre passare al confronto diretto. La video call può essere risolutiva nei momenti in cui serve fare ragionamenti articolati o strategie con il proprio team, talvolta rivelandosi anche più efficiente delle riunioni di persona.

Le limitazioni che il mezzo impone portano a uno svolgimento più funzionale dei meeting, con una riduzione della confusione (in genere proporzionale al numero dei partecipanti) e una maggiore ottimizzazione del tempo.

• Pro: riduzione del senso di isolamento.

Ebbene sì, in un momento in cui siamo isolati ognuno a casa propria, una video riunione online può attenuare e quasi farci dimenticare la sensazione di distanza e isolamento. Per qualche istante potrebbe quasi sembrare di essere tutti in sala riunioni, attorno allo stesso tavolo.

Anche se naturalmente non è la stessa cosa…

• Contro (?): occorre attrezzarsi e organizzarsi.

Ovviamente “bisogna”, oppure, spostando il punto di vista, “basta” attrezzarsi.

Per l’azienda è sicuramente un investimento, ma lo smart working è un’ottima risorsa anche in tempi di normalità e per fare le call online non occorrono costosi programmi o strumenti di ultima generazione, la tecnologia viene sicuramente in aiuto con soluzioni per tutti i gusti e le tasche.

Consigli per fare video riunioni online professionali

Giungiamo al punto focale della questione: come fare video riunioni online professionali stando comodamente seduti nel proprio salotto?

Ecco tutti i consigli per un video meeting impeccabile:

1. La connessione

La prima cosa da controllare è sicuramente la connessione: per avere risultati ottimali occorre avere una rete internet ben funzionante.

Se il wireless è debole o instabile, meglio avvicinarsi al router o addirittura collegare il pc a un cavo di rete per ottenere migliori prestazioni di connessione.

Per non rallentare il laptop, meglio chiudere le schede di navigazione, i processi e le applicazioni che non si useranno durante la call.

In ogni caso è sempre bene collegarsi qualche minuto prima, se la video riunione è programmata, per fare qualche prova.

2. Le impostazioni video

Essendo una videochiamata, innanzitutto occorre curarsi delle impostazioni video.

Inquadratura.

Questo aspetto è importantissimo, la concentrazione degli altri partecipanti e l’incisività del vostro intervento potrebbero dipendere anche da ciò che rientra nell’inquadratura insieme alla vostra immagine. L’idea è di scegliere uno sfondo professionale.

Meglio optare per una parete bianca o uno sfondo neutro, evitando di sedersi davanti a finestre o altre fonti di luce, che creerebbero un fastidioso “effetto aureola”, o di scegliere come scenario elementi della casa troppo personali (letti, divani, cucine, ecc).

Per un’immagine migliore del proprio viso, l’ideale è posizionare la webcam al livello degli occhi. Potrebbe essere necessario quindi mettere un supporto sotto al laptop per elevare la fotocamera al livello dello sguardo.

Chiaramente bisogna sempre preoccuparsi di scegliere superfici di appoggio stabili, il tremolio del video potrebbe infastidire molto gli altri partecipanti.

Illuminazione.

Per fare video riunioni online professionali, sicuramente bisogna curare molto l’illuminazione e fare molte prove, quasi come fosse uno shooting fotografico.

Poiché l’illuminazione sarà determinante nella percezione da parte degli altri partecipanti del vostro viso e dello spazio retrostante, meglio non optare per luci fluorescenti troppo forti, che potrebbero produrre fastidiose ombre, soprattutto sul volto.

Per lo stesso motivo, meglio evitare luci posizionate sopra la testa o proiettate dal basso (a meno che non vogliate raccontare in diretta una storia horror!).

L’ideale è posizionarsi con una fonte di luce retrostante alla webcam, possibilmente non troppo forte né troppo debole.

Cura dell’aspetto estetico.

Occorre sempre ricordare di rendersi presentabili e di dare un’impressione di ordine.

Quanto all’abbigliamento, è sempre consigliabile scegliere abiti puliti “da ufficio”, almeno per la parte che apparirà in video. Per le riunioni interne potrebbe andare bene anche l’abbigliamento da casa, purché sobrio e ordinato.

3. Le impostazioni audio

Naturalmente, alla qualità del video si deve accompagnare anche un buon audio. Per fare una call professionale, anche se in collegamento da casa, bisogna seguire alcune accortezze.

Innanzitutto fare test audio prima di collegarsi per le riunioni. Eventualmente, potrebbe essere opportuno considerare di investire su cuffie e microfoni esterni anziché utilizzare quelli integrati nel laptop.

Durante la video call, tutti i partecipanti dovrebbero ricordarsi di spegnere il microfono quando non stanno parlando, per evitare elementi di disturbo e brusii di fondo.

4. La vita privata in pubblico

Naturalmente tutti hanno una vita privata e talvolta non è così facile escluderla nel momento in cui la vita professionale si trasferisce nel luogo più privato per definizione, la casa.

In certi casi comunque, a seconda del tipo di azienda e della cultura aziendale, mostrare un po’ di vita domestica e personale può essere non solo accettato ma apprezzato.

Un po’ di realtà e di umanità possono contribuire a instaurare rapporti più profondi e meno formali con i colleghi, creando empatia anche per un ritorno alla normalità in ufficio più armonico.

In ogni caso, se si convive con qualcuno, è bene avvisare che si preferisce non essere disturbati e chiedere di tenere eventuali animali domestici a bada per la durata della riunione.

Strumenti per fare video riunioni online professionali

Oltre alla connettività, di cui si è già parlato, è necessario dotarsi di tutti gli strumenti tecnologici necessari per affrontare al meglio una video call online.

• Hardware

Innanzitutto il pc: è fondamentale che l’azienda fornisca un laptop al lavoratore, o che provveda alla configurazione del suo computer personale con tutto l’occorrente.

• Software

I software sul mercato per fare videoconferenze online sono davvero tanti, dalle soluzioni gratuite a quelle più avanzate a pagamento, progettate specificamente per le attività aziendali.

Zoom, Google Hangouts Meet, Adobe Connect, Gotomeeting: ecco alcuni esempi di applicazioni molto valide.

Per tutti i programmi, come per ogni software in generale, è meglio fare una prova per verificarne il corretto funzionamento prima di procedere con le vere e proprie riunioni.

• Canali secondari di comunicazione

È sicuramente molto utile dotarsi anche di strumenti alternativi, nel caso in cui si verificassero problemi di connessione, per comunicare comunque con i colleghi online. Una chat Whatsapp aziendale può essere sufficiente per questo tipo di evenienze.

• Strumenti per condividere le informazioni

Nell’ottica di fare video riunioni online professionali, some se si fosse in ufficio, bisogna sicuramente tenere un report dei punti trattati e attrezzarsi per rendere la riunione da remoto davvero produttiva ed efficiente.

Utilissimi ad esempio i tools per la condivisione dei documenti, delle presentazioni e dei meeting report, che possono supportare lo scambio live delle informazioni durante le riunioni online.