Onboarding: tutti i consigli per accogliere e trattenere i tuoi stagisti in azienda

Qual è il modo giusto per accogliere stagisti in azienda?

La fase di accoglienza dei tirocinanti si rivela di fondamentale importanza per garantire il corretto inserimento delle risorse e trattenerle in azienda dopo aver offerto loro un solido percorso di formazione.

Vediamo dunque i consigli per strutturare un processo di onboarding efficace per i tuoi tirocinanti.

Cos’è l’Onboarding in azienda?

L’Onboarding, letteralmente “salire a bordo” o meglio “portare a bordo”, è ormai annoverato tra le best practices strategiche da adottare in azienda per una gestione efficace di dipendenti e stagisti.

Si tratta della fase che si colloca a cavallo tra la fine della selezione e l’inizio effettivo della collaborazione, finalizzata ad accogliere le risorse in modo che si integrino al meglio e quindi si rivelino performanti e restino a lungo in azienda.

Perché fare Onboarding anche per gli stagisti?

L’onboarding di uno stagista è un passaggio fondamentale nel suo percorso, in quanto accelera e favorisce l’allineamento tra le aspettative della new entry, i valori, la cultura e le dinamiche aziendali.

Inoltre, il corretto inserimento delle risorse in azienda è la chiave per aumentare il tasso di Employee Retention, vale a dire la fidelizzazione dei collaboratori, stagisti inclusi.

Una diminuzione del turnover contribuisce a ridurre i costi dell’azienda, ma coincide anche con una maggior produttività e un maggior engagement dei dipendenti, quindi con un maggior benessere organizzativo.

Tutto ciò vale naturalmente anche per i tirocinanti, che costituiscono per l’azienda un notevole investimento, ma anche un’importantissima risorsa: lo stage consente di formare giovani talenti da zero, per farli crescere e progressivamente assumere posizioni di rilievo sempre maggiore, che auspicabilmente conserveranno nel tempo portando valore all’organizzazione.

Come accogliere stagisti in azienda in 3 step

1. Prepararsi ad accogliere stagisti in azienda

Per prepararsi ad accogliere tirocinanti, occorre innanzitutto tenere presente che non si tratta di nuovi dipendenti, ma di soggetti che entreranno in azienda per svolgere un percorso di formazione, spesso alla prima esperienza.

Bisognerà quindi passare alla creazione dei presupposti necessari affinché lo stagista possa integrarsi nel nuovo ambiente, instaurando relazioni positive con i colleghi e, di conseguenza, applicarsi con motivazione e maggior sicurezza nella formazione.

In particolare:

• Individuare un tutor

Inquadrando preventivamente l’ambito di inserimento dello stagista e le mansioni che gli verranno insegnate, sarà indispensabile individuare il tutor aziendale e le persone che dovranno interagire con lui nell’operatività quotidiana.

• Coinvolgere i dipendenti

Dipendenti e collaboratori devono essere messi al corrente dell’imminente arrivo dello stagista e coinvolti nell’attività di accoglienza.

• Istruire il team di riferimento

È molto importante informare i componenti del team in cui sarà inserito il tirocinante e condividere con loro i contenuti del progetto formativo.

• Individuare un Buddy

Continua a leggere l’articolo per scoprire chi è nell’ultimo paragrafo.

2. Gestire correttamente l’ingresso dei tirocinanti

Per accogliere stagisti in azienda occorre anche armarsi di pazienza. Non bisogna avere fretta, poiché il processo di integrazione e di formazione sarà graduale e potrebbe richiedere tempi diversi a seconda della persona inserita.

L’ideale è creare dei momenti di confronto e verifica, con cadenza bimestrale o trimestrale. È molto importante che, in queste occasioni, lo stagista si senta a suo agio nel dare feedback sull’esperienza.

Per semplificare l’inserimento e renderlo più fluido, sarà inoltre utile seguire alcuni spunti:

• Risolvere subito le questioni pratiche

Per evitare equivoci e disagi, meglio dare subito al tirocinante tutte le informazioni riguardanti orari e modalità di accesso, ma anche quelle relative ad eventuali possibilità di parcheggio di auto e bici, oltre alla presenza di locali appositamente attrezzati per consumare il pranzo.

• Chiedere feedback

Chiedere un’opinione agli stagisti, anche su tematiche importanti, può essere una vera occasione per loro e per l’azienda: l’occasione di crescita per il tirocinante, in questo caso, incontra la florida possibilità, per l’azienda, di ricevere un punto di vista fresco, esterno, probabilmente nuovo.

• Favorire la socializzazione

Soprattutto nei primi tempi, è bene assicurarsi che il tirocinante non trascorra da solo i momenti di pausa. È bene invitare i colleghi a coinvolgerlo, pur rispettando le sue attitudini e la sua eventuale riservatezza.

3. Migliorare la retention degli stagisti

Ma cosa cercano i giovani tirocinanti in un’azienda, oltre a una buona formazione che consenta loro di acquisire competenze?

Ecco alcuni aspetti irrinunciabili per attrarre giovani stagisti talentuosi e soprattutto per trattenerli in azienda:

1. Lavoro ibrido

Lo smart working per gli stagisti è consentito solo da alcune normative regionali italiane, ma, laddove possibile, adottare formule ibride ed estenderle anche ai tirocinanti è una buona pratica, che consente di lasciare maggiore flessibilità e autonomia, ottenendo un maggior grado di responsabilizzazione e di engagement e quindi risultati migliori.

2. Attenzione al benessere

Il work-life balance deve costituire un punto cardine nella cultura aziendale: dipendenti e stagisti che riescano a trovare un buon equilibrio tra vita lavorativa e privata, saranno più propensi a scegliere di restare nell’azienda in cui sono, semplicemente perché ci stanno proprio bene!

3. Inclusività

Inserirsi in un team eterogeneo, in cui si valorizza l’unicità di ogni componente, aumenta il senso di sicurezza e appartenenza al gruppo e all’azienda.

4. Comunicazione

Incentivare la comunicazione interna aiuta a generare trasparenza, apertura, fiducia e produttività, valorizzando l’impegno dei singoli e della squadra.

Tutor aziendale e Buddy: due figure chiave

Per accogliere stagisti in azienda nel modo ottimale, occorre affiancare al tirocinante due figure di riferimento (che possono eventualmente coincidere):

• Il tutor aziendale

Si tratta in sostanza della persona che è incaricata di formare lo stagista e di trasmettergli le sue competenze. Accompagna il tirocinante in tutte le fasi e monitora l’efficacia formativa del percorso.

• Il Buddy

Una figura sottovalutata, che invece assume un rilievo fondamentale!

Traducibile dall’inglese come “amico”, il buddy è incaricato dell’accoglienza del tirocinante, anche in termini pratici: lo informa, lo introduce in azienda e nel team di lavoro, favorendo una velocizzazione dei tempi di integrazione e allineamento valoriale.

Se vuoi altri spunti per accogliere stagisti in azienda e dipendenti nel modo giusto, leggi i nostri consigli per un onboarding di successo.