Onboarding: uno strumento strategico per migliorare il tasso di retention e avere dipendenti più contenti

L’Onboarding in azienda è una procedura molto importante, ma ancora molto sottovalutata.

La finalità strategica di un programma di Onboarding è offrire ai nuovi dipendenti gli strumenti per essere operativi, integrati nel team, produttivi, allineati con la cultura aziendale.

Si tratta di una pratica di importanza fondamentale per un’organizzazione, in quanto strettamente connessa con i temi della retention, dell’engagement e della performance.

Vediamo perché tutte le aziende dovrebbero adottare un buon programma di Onboarding e di Induction Training per aumentare la produttività e avere una migliore employee retention.

Indice:

• Cos’è l’Onboarding
• Obiettivo dell’Onboarding
• Vantaggi dell’Onboarding per l’azienda
• Come strutturare un processo di Onboarding
• Il Buddy: cos’è e perché utilizzarlo in azienda

Cos’è l’Onboarding

L’Onboarding è la fase finale del processo di ricerca e selezione del personale.

Si colloca a cavallo del momento dell’assunzione e consiste letteralmente nel “portare a bordo” il neoassunto e accompagnarlo nell’inserimento in azienda.

Da non confondere con i processi di orientamento e formazione, pure importanti, che però sono più limitati nel tempo e finalizzati solo all’acquisizione di competenze, l’Onboarding è un percorso più ampio, lungo e complesso, che mira a dare al nuovo dipendente anche un’impronta riguardante l’organizzazione, la cultura e i valori aziendali.

Obiettivo dell’Onboarding

L’obiettivo strategico primario della fase di Onboarding in azienda è fornire alla nuova risorsa gli strumenti per essere pienamente operativa e integrata con la struttura aziendale, al fine di garantire una costante qualità delle sue performance nel tempo.

Impostando un’esperienza di onboarding efficace, si avrà inoltre un impatto diretto sul consolidamento del dipendente all’interno dell’organizzazione, sul suo engagement e sulla performance.

Vantaggi dell’Onboarding per l’azienda

Non tutte le aziende comprendono i vantaggi di un buon piano di Onboarding. In tanti pensano che possa giovare solo al neoassunto, ma in realtà comporta moltissimi benefici per l’impresa.

Ecco quali:

1. Riduzione del tasso di turnover e maggior retention

L’ Onboarding in azienda è strettamente correlato al tema della fidelizzazione dei dipendenti e della employee retention: favorisce il coinvolgimento del lavoratore e aiuta a prolungare la permanenza dei dipendenti nell’organizzazione, riducendo sensibilmente il tasso di turnover.

Spesso un elevato tasso di turnover deriva da un mancato allineamento tra le aspettative dei dipendenti e la realtà aziendale. Un efficace processo di onboarding in azienda contribuisce a colmare questo divario, offrendo da subito una visione chiara di responsabilità, ruoli e dinamiche aziendali.

Abbattere il tasso di turnover permette di evitare i costi associati alla ricerca e alla formazione di nuovi dipendenti, oltre che per favorire una maggiore stabilità dei team di lavoro e dell’operatività.

È importante che il nuovo collaboratore si senta ben accolto e trovi un clima umano e di lavoro disteso. Ciò migliorerà l’immagine dell’azienda ai suoi occhi e lo farà sentire più disposto all’apprendimento e collaborativo.

2. Più produttività, subito

Dotarsi di un programma che aiuta i nuovi dipendenti a inserirsi ha un impatto positivo anche sul loro umore e, conseguentemente, sulla qualità del loro lavoro.

Un buon processo di Onboarding in azienda rende possibile che i neoassunti contribuiscano da subito al conseguimento degli obiettivi aziendali, mettendo in campo un alto tasso di produttività.

Il dipendente sarà inoltre in grado di apportare valore all’azienda fin da subito, accelerando il “time-to-performance” e familiarizzando rapidamente con gli strumenti e le responsabilità del proprio ruolo.

3. Promozione di migliori relazioni aziendali

Naturalmente al benessere del singolo dipendente si accosta generalmente la costruzione di buone relazioni in azienda con gli altri collaboratori.

Questo aspetto contribuisce notevolmente a migliorare la cultura aziendale e a creare una rete di supporto interna funzionale alla creazione di fiducia e allineamento valoriale.

4. Talent acquisition

L’Employee retention va di pari passo con una buona talent acquisition, dal momento che i dipendenti soddisfatti sicuramente promuovono positivamente l’azienda e generano un passaparola molto positivo.

Questo circolo virtuoso si traduce per l’azienda in una proficua attività di Employer Branding, che aiuta ad attrarre i migliori talenti in circolazione.

È importante sottolineare che sarebbe molto utile strutturare anche percorsi di onboarding per gli stagisti.

5. Riduzione dei costi

L’Onboarding in azienda contribuisce senza dubbio anche a una riduzione dei costi, soprattutto quelli correlati alla formazione e all’eventuale impatto negativo di un turnover troppo elevato.

Fornire al neoassunto un apparato informativo approfondito, sia esso cartaceo o multimediale, permette di aiutarlo ad acquisire l’imprinting iniziale più velocemente.

Questo lo aiuterà ad acquisire autonomia e ad aderire più puntualmente alla cultura e ai valori aziendali, trovando prima il senso del proprio ruolo all’interno dell’organizzazione.

Come strutturare un processo di Onboarding

Un processo di Onboarding in azienda deve essere strutturato in modo efficiente, coinvolgendo tutti i dipendenti e i collaboratori. Non si tratta di un’attività meramente amministrativa, ma di un processo da articolare e declinare con cura per tutti i nuovi ingressi.

In sintesi, il processo di Onboarding dovrebbe comprendere le seguenti fasi:

• Pre-boarding

Si svolge prima dell’inizio della collaborazione (in genere da una a due settimane precedenti all’assunzione).

Durante il pre-boarding l’ufficio HR dell’organizzazione si occupa di tutte le attività burocratiche, come ad esempio la predisposizione dei documenti, della postazione di lavoro, degli account aziendali.

Inoltre in il neoassunto riceve alcune indicazioni importanti e le info sui primi giorni di lavoro, il tutto per ridurre tempi e costi dell’inserimento.

• Primo giorno in azienda

Il primo giorno dovrebbe essere dedicato all’accoglienza del neoassunto, con l’obiettivo di farlo sentire a proprio agio.

Bisognerà sicuramente includere un incontro con i nuovi colleghi e un tour degli uffici, dando al nuovo arrivato le principali informazioni pratiche e organizzative, oltre a eventuali credenziali o badge per l’accesso alla struttura.

Si potrà poi cominciare a introdurre la nuova risorsa nell’ambito più produttivo, supportandola nella preparazione della postazione di lavoro e creando un’agenda di attività per i primi giorni in ufficio.

Il nuovo arrivato non potrà immagazzinare in una sola volta una quantità di informazioni troppo elevata. L’obiettivo principale per la prima giornata in azienda sarà di fornirgli una direzione e un’idea chiara di quali sono il suo scopo e la sua funzione nell’organizzazione aziendale, anche in relazione agli altri dipendenti.

• Induction Training

L’induction Training è sostanzialmente un programma di formazione studiato per fare un corretto Onboarding del nuovo dipendente in azienda, con l’obiettivo di renderlo autonomo.

Prevede tutti i piccoli dettagli che possano far apparire l’azienda più professionale e soprattutto aiutare il neoassunto a integrarsi nel modo più rapido possibile e senza contraccolpi.

L’Induction Training deve contemplare una formazione che comprenda momenti di confronto con la nuova risorsa, per consentirle di sentirsi a proprio agio, conoscendo e apprezzando l’azienda, per la sua organizzazione e i suoi valori.

È importante non limitarsi al passaggio di informazioni tecniche, ma considerare sempre di trasmettere motivazione e tranquillità al nuovo arrivato, privilegiando il lato umano per farlo sentire a proprio agio e favorire la employee retention.

L’Induction Training dovrebbe iniziare in parte già dal momento della selezione e dovrebbe fornire al candidato i seguenti dettagli:

• aspetti organizzativi (orari di lavoro, permessi e ferie, misure di sicurezza, ecc)
• procedure e policy aziendali
• eventuali piattaforme o strumenti tecnologici
• aree produttive o dipartimenti aziendali
• eventuali benefit, policy aziendali e dress code
• mission, obiettivi e valori dell’azienda

Tutte queste informazioni possono essere racchiuse e approfondite all’interno di un “induction pack”, una specie di pacchetto di benvenuto da consegnare al momento dell’avvio del contratto, che può contenere una cartellina di documenti o un unico testo di riferimento ad uso aziendale.

Bisognerebbe in questa fase definire gli obiettivi per i primi mesi in azienda, chiedendo progressivamente al neoassunto feedback sulle modalità di apprendimento e verificando le conoscenze acquisite attraverso apposite schede di valutazione.

• Integrazione nella cultura aziendale

Questo punto è davvero fondamentale, in quanto consente di coinvolgere Il nuovo dipendente, non solo mettendolo a conoscenza delle regole e dei valori dell’impresa, ma anche incoraggiandolo a partecipare attivamente alla vita aziendale, adottando comportamenti allineati con l’identità dell’azienda stessa.

Attraverso team building, formazione o eventi aziendali, si porta il dipendente a sentirsi parte del team, per supportarlo nella costruzione di relazioni di valore e nella libera espressione delle proprie idee.

• Fase di verifica

L’Onboarding in azienda continua anche dopo qualche mese dall’assunzione, con una fase di verifica e monitoraggio dei primi risultati per capire se si tratta del collaboratore giusto e se effettivamente si sente allineato con l’organizzazione.

È fondamentale strutturare attività di follow-up mirate e incontri periodici per raccogliere feedback, valutare i progressi e affrontare eventuali criticità emerse.

Tutto ciò è utile per verificare se sono stati raggiunti gli obiettivi prefissati e spostarsi fluidamente da una candidate experience positiva a una altrettanto positiva employee experience.

Il Buddy: cos’è e perché utilizzarlo in azienda

Tra gli elementi fondamentali per un onboarding in azienda efficace c’è anche il Buddy, letteralmente traducibile dall’inglese come “amico”.

Si tratta di una figura che affianca il nuovo dipendente durante i suoi primi mesi di lavoro, offrendogli da un lato supporto e orientamento per gli aspetti pratici, dall’altro incoraggiamento e indicazioni per un allineamento con i valori e la cultura aziendali.

Naturalmente la scelta del Buddy non potrà essere casuale e la figura designata dovrà possedere una serie di capacità per svolgere il suo ruolo in modo efficace:

• comunicazione (per instaurare un dialogo trasparente)
• forte senso di empatia (per riuscire a captare eventuali disagi o necessità del neo assunto)
• motivazione e visione positiva del proprio lavoro (per poter trasmettere la stessa visione alla risorsa che affianca)

La relazione con il Buddy a volte è sottovalutata, ma può giocare un ruolo fondamentale nel garantire il successo del processo di Onboarding in azienda per i nuovi dipendenti, favorendo una riduzione dei tempi di apprendimento e delle insicurezze del neo assunto, con un aumento sostanziale di autonomia, fiducia e produttività.