Multitasking: come gestire pro e contro di questa soft skill controversa

Gioie e dolori del multitasking al lavoro.

Questa abilità, infatti, può essere molto proficua, se gestita in modo efficace, ma presenta anche molti risvolti critici.

Vediamo di cosa si tratta, quali sono le due facce della medaglia e qualche consiglio per trovare il giusto equilibrio nell’applicazione del multitasking alle attività lavorative.

Cos’è il multitasking

Il termine “multitasking”, derivante dall’inglese “task” (compito), è stato preso in prestito dal settore IT e applicato in generale a qualsiasi attività lavorativa.

In gergo informatico si riferisce alla capacità dei sistemi operativi di eseguire più compiti simultaneamente; nel linguaggio comune, indica l’abilità di gestire il proprio tempo svolgendo insieme più attività in modo efficiente.

Identikit del multitasker

Parlando di multitasking al lavoro, generalmente è molto impiegato da coloro che:

• utilizzano diversi strumenti elettronici e software
• ricoprono più ruoli nell’organigramma aziendale
• svolgono mansioni che portano a interagire frequentemente con altri colleghi (indipendentemente da ruolo e livello nella gerarchia aziendale)

Chi è dotato di multitasking, possiede in genere le seguenti caratteristiche:

• Gestione delle priorità

L’ordine è sempre al primo posto nell’applicazione del multitasking al lavoro e nella vita. La capacità di assegnare una scala di priorità alle mansioni da svolgere contribuirà all’ottenimento di risultati soddisfacenti.

• Elasticità mentale

Il multitasking al lavoro richiede flessibilità di pensiero ed elasticità nel ragionamento, al fine di ricevere ed elaborare input complessi e diversificati.

• Gestione delle distrazioni

Naturalmente, la capacità di svolgere più attività in contemporanea implica anche una forte concentrazione e un solido focus sull’obiettivo.

• Coordinazione mente/corpo

Sembra scontato, ma non lo è. Per potere svolgere bene due attività insieme, è anche importante coordinare al meglio i movimenti del corpo, in relazione all’attivazione di aree diverse del cervello, deputate alla direzione di funzioni diverse della mente.

Multitasking al lavoro

Il multitasking è entrato di diritto tra le soft skills più ricercate, acquisendo sempre più rilievo grazie al contesto socio-culturale e tecnologico in cui si inseriscono le attività professionali oggi.

In particolare, questa competenza è molto ambita dalle aziende poiché il flusso di lavoro tende ad essere sempre più discontinuo: in una giornata di attività si alternano costantemente mansioni e progetti diversi, telefonate, videocall, interazioni con i colleghi, email in arrivo, compilazione di report, notifiche di social per il lavoro, ecc.

In questo caso si può parlare anche di switch-tasking, vale a dire lo spostamento veloce tra varie attività che richiedono uguale attenzione ed efficienza.

Vantaggi del multitasking al lavoro

Se applicato nel modo giusto, il multitasking al lavoro può presentare notevoli vantaggi, incentrati in particolar modo su performance e produttività:

• ottimizzazione dei tempi e dei flussi di lavoro
• migliore reattività ed efficienza
• maggiore flessibilità
• aumento della produttività

Svantaggi del multitasking al lavoro

Ma non è tutto oro quel che luccica!

Il continuo spostamento di attenzione e concentrazione da un’attività all’altra, se praticato in modo sconsiderato, può generare un forte sforzo cognitivo e produrre ansia, stress e affaticamento mentale.

Una cattiva gestione del multitasking al lavoro e un eccessivo sovraccarico possono portare a conseguenze negative per l’organizzazione e i suoi dipendenti:

• calo della produttività
• aumento degli errori e calo dell’efficienza
• perdita dell’ordine di priorità

Addirittura, alcuni studi condotti sul multitasking hanno dimostrato che eccedere nello svolgimento di più attività contemporaneamente può causare un abbassamento del quoziente intellettivo e portare effetti negativi permanenti al cervello.

Consigli per applicare il multitasking in modo efficace

Ecco 10 consigli per gestire con più efficienza, concentrazione ed equilibrio il continuo passaggio da un’attività lavorativa all’altra:

1. Individua obiettivi realistici

Per evitare di sentirti il peso schiacciante di mille attività e la frustrazione per la difficoltà nel realizzare tutti i propositi di una giornata o di una settimana, la prima regola è fissare obiettivi che siano raggiungibili.

2. Raggruppa le attività simili

Una volta stabilite le attività da svolgere, sarà bene capire se è possibile raggruppare quelle più simili per tipologia e impegno richiesto, in modo tale da ridurre al minimo lo stress di adattamento mentale prodotto dal multitasking al lavoro.

3. Sforzati di delegare

Se hai tanti compiti da svolgere contemporaneamente, una buona strategia potrebbe essere delegare qualcosa e alleggerirti. Sarà più facile rispettare le scadenze e garantire una maggiore qualità.

4. Segui un ordine di priorità

Naturalmente, tra le diverse attività da svolgere, ce ne saranno alcune prioritarie e altre secondarie, oppure alcune più strettamente connesse con il ruolo ricoperto e altre meno.

Prova a organizzarti per gestire le varie mansioni e mappare la tua programmazione in modo efficiente, definendo quando dedicarti a ogni task, per evitare distrazioni e dispersioni di tempo.

5. Allena la concentrazione

Per non perdere tempo, ma soprattutto per ridurre gli errori, la cosa più importante è riuscire ad aumentare la concentrazione ed evitare le distrazioni.

Soprattutto in caso di un accumulo di task da gestire, infatti, è consigliabile trovare (in ufficio o in smart working) uno spazio silenzioso, non troppo trafficato, che aiuti a mantenere il focus.

Allenati gradualmente, programmando momenti full immersion senza distrazioni sempre più lunghi. Ci sono svariati metodi che puoi provare, il più famoso è la , che alterna intervalli fissi di lavoro a brevi pause.

6. Comunica agli altri le tue esigenze

Se il tuo lavoro prevede interazioni con altri colleghi, comunica loro la tua necessità di concentrarti e organizzare il tuo tempo e i tuoi compiti.

Invita i tuoi collaboratori a non interromperti e, per le cose importanti o le attività in team, programma appositi momenti di condivisione.

7. Lavora a ritmo costante

Nella fretta di fare tante cose insieme, può capitare di fare confusione e lavorare senza qualità, ottenendo così risultati controproducenti.

Organizza i tuoi compiti per lavorare a ritmo costante, in modo tale da non perdere pezzi e fare massima efficienza nell’applicazione del multitasking al lavoro.

8. Concediti pause e momenti di riposo

Soprattutto se si tratta di compiti molto diversi tra loro, è opportuno riuscire a trovare momenti di break: distogli lo sguardo dallo schermo, sgranchisci le gambe, fai un po’ di stretching per riacquistare energia e lucidità mentale.

9. Calcola e prenditi il tempo necessario per raggiungere i tuoi obiettivi

Se applichi il multitasking al lavoro, è molto importante che tu sappia quanto tempo ti serve per portare a termine un compito, al fine di riuscire a programmare l’esecuzione contemporanea di task differenti con la massima efficienza e nel rispetto delle scadenze.

10. Metti un limite tra vita privata e lavorativa

Non dovresti lasciare che il lavoro sconfini nella tua vita privata! La mancanza di work life balance è una delle cause più comuni di ansia e malessere sul posto di lavoro e il multitasking può aumentare esponenzialmente questa probabilità.

Bisognerebbe quindi impegnarsi sempre per proteggere la propria sfera privata, evitando email, telefonate e discorsi sul lavoro nel weekend e durante le ferie.

 

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